Code de conduite des épiciers: Entrevue avec Karen Proud

Il y a un peu plus d’un an, nous avons fait un Q&R avec nos homologues de la Fédération canadienne des épiciers indépendants (CFIG) afin d’aborder l’état d’avancement du Code. Depuis, où en sommes-nous ?

Beaucoup de choses se sont produites depuis. Nous avons notamment finalisé le cadre de gouvernance du Code et plus précisément le processus de résolution de différends, qui constitue le document fondamental sur lequel repose son application. Cela nous a permis de procéder à la mise en œuvre complète du Code, en vigueur le 1er janvier dernier.

Un autre élément clé a été l’adhésion de l’ensemble des bannières au Bureau du Code. Un nombre important de fournisseurs ont également joint l’organisation et nous sommes maintenant dans une phase active de recrutement. Bref, il s’est passé beaucoup de choses et tout se déroule de manière très positive.

Si vous deviez résumer l’objectif du Code pour un détaillant indépendant, que diriez-vous ?

Les détaillants indépendants se sont fortement mobilisés en faveur du Code afin de garantir des relations plus équitables avec leurs fournisseurs. J’ai entendu plusieurs témoignages de détaillants n’ayant pas reçu leur commande habituelle, ou dont la commande n’avait pas été honorée, alors que le même produit se trouvait en promotion chez un concurrent à quelques rues de là.

Le Code établit justement des règles qui obligent les fournisseurs à tenir compte de ces situations et à assurer une distribution équitable des produits. Il fournit également un cadre clair quant à ce que devrait contenir une entente commerciale.

D’ailleurs, nous avons déjà été informés de cas où des entreprises ont pu s’appuyer sur le Code lors de discussions avec leurs fournisseurs et ont ainsi réussi à obtenir l’approvisionnement qui leur manquait.

Peut-on dire que le Code favorise une meilleure stabilité des coûts et une meilleure planification pour un détaillant ?

Oui, c’est l’un des objectifs. Le Code encourage les détaillants et fournisseurs à planifier ensemble, notamment au moyen de prévisions conjointes. Cette approche peut aider toutes les parties à mieux anticiper les besoins et à déterminer quels produits seront disponibles, selon quelle quantité et à quel moment.

Quels sont les risques pour un détaillant qui choisirait de ne pas adhérer au Code ?

Si un détaillant choisit de ne pas y adhérer, nous ne serons pas en mesure de l’aider en cas de problème ou de plainte impliquant un fournisseur. Le processus n’est pas rétroactif : on ne peut pas adhérer au Code après coup en espérant une intervention sur un enjeu survenu le mois précédent.

Par ailleurs, l’adhésion au Code envoie un signal clair aux fournisseurs et à l’industrie : l’entreprise est désormais couverte par des règles communes. Nous avons déjà vu des situations où le simple fait de pouvoir invoquer le Code dans une discussion avec un fournisseur a permis de régler un enjeu d’approvisionnement.

L’adhésion permet donc d’éviter plusieurs situations problématiques en amont, ou du moins de les résoudre rapidement grâce au processus de médiation. En n’adhérant pas au Code, le détaillant ne bénéficie tout simplement pas de ce levier.

Est-ce que le Code peut devenir un avantage concurrentiel ou réputationnel pour les entreprises qui y adhèrent ?

Absolument. En ce qui concerne notamment la répartition de l’approvisionnement, le Code prévoit des dispositions obligeant les fournisseurs à tenir compte des besoins des entreprises membres. Ces obligations ne s’appliquent pas aux entreprises qui ont choisi de ne pas y adhérer.

C’est aussi une façon pour les entreprises d’affirmer qu’elles partagent des principes communs et qu’elles souhaitent, collectivement, améliorer le fonctionnement du secteur.

Être membre du Code, c’est un peu comme faire partie d’un groupe qui s’est entendu sur des règles ; à l’extérieur de ce cadre, le traitement peut être différent.

Est-ce que les détaillants affiliés à une bannière adhérente au Code doivent y souscrire ?

Lorsque la bannière est responsable des ententes avec les fournisseurs et assure de façon centralisée le respect du Code, il est généralement approprié que l’adhésion de la bannière s’applique aux détaillants affiliés. Toutefois, lorsque le détaillant affilié signe une entente directement avec les fournisseurs, pour une partie de ses achats, une adhésion distincte peut être requise.

L’adhésion pour les détaillants affiliés à une bannière peut varier selon la relation d’affaires entre ces deux parties. Ce faisant, nous invitons chaque détaillant à revoir les modalités de leur entente ainsi qu’à valider l’interprétation de leur bannière, à savoir si une adhésion individuelle est jugée nécessaire, en complément à celle de la bannière.

Comment le mécanisme d’arbitrage a-t-il été conçu ?

Le Bureau du Code a rédigé la première version qui a ensuite été élaborée de façon collaborative grâce à un groupe de travail sectoriel – le même qui avait contribué à finaliser le Code. La Fédération canadienne des épiciers indépendants (CFIG) a d’ailleurs participé aux travaux. En novembre, le groupe de travail a approuvé la version finale du document, laquelle a ensuite été entérinée par le conseil d’administration et les membres à la fin de l’année.

Quelles garanties d’impartialité pouvez-vous offrir aux détaillants qui craignent des représailles commerciales ?

Lorsqu’une plainte formelle est déposée, la partie plaignante remplit un formulaire et communique avec notre bureau. La plainte est ensuite transmise à l’autre partie. À cette étape, le rôle du Bureau n’est pas de prendre position, mais uniquement de déterminer s’il s’agit bien d’un enjeu relevant du Code.

Nous offrons ensuite un service de médiation. Le Bureau ne mène pas lui-même ce processus, nous travaillons avec un organisme spécialisé et disposons d’une liste de médiateurs indépendants. Si les deux parties consentent à la médiation, elles choisissent ensemble le médiateur. Nous n’intervenons pas dans le processus de médiation. Si une entente est conclue, les parties nous avisent simplement que le différend est réglé.

Si la médiation échoue ou si l’une des parties ne souhaite pas y participer, le dossier m’est transmis pour arbitrage. À ce stade, mon rôle est celui d’arbitre indépendant : j’examine les faits et détermine si un manquement au Code a eu lieu ou non. Le résultat est ensuite rendu public et, s’il y a non-conformité, un avis officiel est émis.

Il est possible de s’inscrire au Code depuis l’été dernier. Où en sommes-nous en matière d’adhésion ?

En date du début janvier, nous avons 153 membres (fournisseurs et détaillants) à l’échelle du pays, dont 34 au Québec.

Quels sont les coûts ?

Le montant de la cotisation annuelle varie selon le volume de ventes du détaillant. À titre d’exemple, un détaillant dont le chiffre d’affaires annuel se situe entre 50 000 $ et 10 M$ paie 250 $ par année alors qu’un détaillant réalisant entre 10 M$ et 50 M$ de ventes annuelles verse une cotisation de 500 $.

Quelles leçons le Canada a-t-il tirées de l’expérience du Code implanté au Royaume-Uni ?

Nous avons beaucoup échangé avec nos homologues du Royaume-Uni, qui nous ont fait part de ce qui a bien fonctionné et de ce qui a été plus difficile au départ. L’un de leurs principaux enjeux était la réticence des entreprises à communiquer avec le Bureau, par crainte de représailles ou de violation de la confidentialité. C’est pourquoi nous accordons une importance capitale à la confidentialité du processus. Nous ne divulguons jamais l’identité des personnes ou des entreprises qui nous contactent.

Nous nous inspirerons aussi de certaines de leurs pratiques, comme la réalisation de sondages annuels auprès de l’industrie, afin d’évaluer le fonctionnement du Code et d’identifier les priorités. Nous pouvons tirer profit de l’expérience du Royaume-Uni, qui a un code depuis près de 10 ans afin d’implanter plus rapidement certaines bonnes pratiques.

Quel message souhaitez-vous adresser directement aux détaillants qui hésitent encore à adhérer ?

Le message est simple : il n’y a vraiment rien à perdre et beaucoup à gagner. Le Code offre des balises claires pour les relations d’affaires, permet de régler des différends avant même qu’ils ne deviennent formels et envoie un signal fort quant à l’engagement des entreprises envers des principes d’équité.

Ces principes sont difficiles à contester : ils répondent aux besoins de l’ensemble de l’industrie et ont été élaborés conjointement par les fournisseurs et les détaillants. Les détaillants indépendants ont d’ailleurs joué un rôle de premier plan dans la création du Code. En y adhérant, ils renforcent leur voix, non seulement dans l’application actuelle du Code, mais aussi dans son évolution future.

Pour plus d’information : https://canadacode.org/fr/code/faq/